Hallitustyöskentelyn ensikokemuksia

Kirjoitin yli vuosi sitten ensimmäisestä hallituspaikasta ja siitä, miten alkuun pääseminen on aina vaikeinta. Nyt lupauduin jakamaan Hallitusjunioreille hallitustyöskentelyn ensikokemuksia, joten tässä pääkohdat perustuen erityisesti noin puolentoista vuoden ensikokemukseen kahden yrityksen hallituksessa.

1.Hyvän hallitustyön lähestymistapa: Kunnioitus, nöyryys ja yhteinen kehittäminen

Hallitustyöskentelyyn on mielestäni kolme lähestymistapaa. Ensinnäkin on suhtauduttava kunnioituksella valitsijoita kohtaan, koska hallituspaikka on ennen kaikkea luottamustehtävä. Itse hallitustyöskentelyä kohtaan kannattaa mielestäni suhtautua nöyryydellä, sillä hallitustyöskentely on loppujen lopuksi melko pyyteetöntä työskentelyä yrityksen eteen, eikä jäsenten egoa pönkittävä positio, vaikka jotkun niin luulevatkin. Hallitusta kokonaisuutena kohtaan kannattaa mielestäni lähestyä kehittämisnäkökulmasta eli pyrkimyksestä omalta osaltaan viemään kokonaisuutta eteenpäin yhdessä muiden hallituksen jäsenten ja johdon kanssa. Käytännössä tämä tarkoittaa aiemman toiminnan arvostamista eli uusien ajatusten suhteuttamista olemassaolevaan ja historiaan sekä muiden hallitusten jäsenten arvostamista tasavertaisiana kollegoina heidän taustaansa, näkemyksiään ja toimintatapojaan kunnioittaen. 

Tällaisen ajattelun vastakohta on ihmiset, jotka kuvittelevat osaavansa kaiken, pitävät valintaansa itsestäänselvyytenä, pitävät itseään yritystä suurempina, haluavat heti muuttaa kaiken oman mallinsa mukaisiksi, kuvittelevat että sama tapa toimii kaikkialla, rakastavat kokouksissa omaa ääntänsä ja tulistuvat ja turhautuvat välittömästi, jos muu hallitus kyseenalaistaakin asioita. Näistäkin esimerkeistä olen kuullut. 

2. Ensimmäinen vuosi opetellaan, vai kuinka?

Kokeneemmat hallituskonkarit neuvovat usein, että ensimmäinen vuosi hallituksessa on puhtaasti opettelua. On opittava yrityksen avainhenkilöt, toimintatavat, strategia, markkinatilanne, toimialan yleiset totuudet ja muut hallituksen toimintaan vaikuttavat tekijät. Vasta toisesta vuodesta eteenpäin voidaan hallituksen jäsenen odottaa tuovan lisäarvoa hallitukseen. En itse ihan täysin allekirjoita näkemystä. Totta on, että alku on opettelua ja se ottaa aikansa, mutta vuosi ilman lisäarvoa on liian pitkä aika opetteluun, etenkin jos kyseessä on ulkopuolinen hallituksen jäsen. Kyllä alle vuodessa pitää pystyä näyttämään valitsijoilleen, onko uudelleenvalinnan arvoinen ja onko pystynyt sekä sopeutumaan kuvioon että tuottamaan lisäarvoa. Hallitustyöskentely ei loppujen lopuksi ole kovinkaan ihmeellistä rakettitiedettä, etteikö siinä omalla ahkeruudella ja perusymmärryksellä pystyisi omaa panostaan antamaan nopeallakin aikataululla.

 3. Kuuntele, kysy ja kommentoi

Alussa parasta mitä uusi hallituksen jäsen voi tehdä on ottaa asioista selvää, tutkia toimialaa, lukea taustamateriaalit astetta muita paremmin, keskustella johdon kanssa etukäteen asioista, käyttää omaa aikaansa yrityksen keskeisten kysymysten ajattelemiseen ja ennen kaikkea kuunnella kokeneempia. Ensimmäisissä kokouksissa kannattaa kuunnella enemmän kuin yrittää esittää omia näkemyksiä. Kysyä kannattaa - ja pitää - aina, jos jokin asia askarruttaa. "Tyhmiä kysymyksiä ei ole" sanotaan. Ei ehkä olekaan, mutta kyllä omien kysymysten laatua voi parantaa omatoimisella perehtymisellä. En myöskään jaa sitä näkemystä, jonka mukaan ensimmäinen hallitusvuosi menisi vain kuunteluoppilaana tai kysellessä. Kyllä asioita voi - ja pitää - kommentoida, jos niihin on sanottavaa. Varsin moni hallituksessa käsiteltävä asia on käytännönläheinen, eikä ole olemassa oikeaa vastausta, joten perustellun näkemyksensä pystyy melkein aina esittämään. Jos taas tuntuu, että aihe on vieras, eikä oma näkökanta ole valmis, ei ole häpeä todeta, että "en tunne asiaa riittävän hyvin, mutta ensituntumalta ottaisin nämä ja nämä asiat huomioon".  


 4. Erikoistu omiin vahvuusalueisiisi, mutta tarkastele aina kokonaisuutta

Uskon, että lähes jokaisella hallituksen jäsenellä on olemassa syy, miksi juuri hänet on hallitukseen valittu. Tuo syy määrittelee pitkälti myös sen, mitä hallituksen jäseneltä odotetaan. Paras tapa siis vastata kysyntään, on tehdä niitä asioita, joita sinulta odotetaan ja toivotaan. Jos sinuun kohdistuvat odotukset ovat sinulle epäselviä niin suosittelen keskustelemaan niistä valitsijoiden eli omistajien tai ainakin hallituksen puheenjohtajan kanssa. 

Itselläni omistajuus on selkeä erikoisalue, joten oli luonnollista, että minulta odotettiin panosta omistajuuteen liittyvissä kysymyksissä. Tällaisia ovat mm. omistajarakenteeseen liittyvät asiat, osakkeiden käyttäminen sitouttamisen välineenä, omien osakkeiden myynti/osto, omistus- ja yritysjärjestelyt, osakkeiden arvonmääritys jne. Varmaankin jokaisessa hallituksessa mietitään jossain määrin omistajuuteen liittyviä kysymyksiä, joten tältä osin tämän aihealueen tunteminen on helpottanut hallitustyöskentelyn aloittamista. Tämän teeman ympäriltä on löytynyt kiitettävästi tehtävää ja vastuuta myös uudelle hallituksen jäsenelle. 

Pelkästään oman erikoisosaamisen tarkastelijaksi ei kuitenkaan kannata - eikä saa - rajautua. Hallituksen jäsen on aina henkilökohtaisesti vastuussa kokonaisuudesta, joten olisi vastuutonta jättää muut asiat ymmärtämättä tai hoitamatta. Muiden erityisosaamiseen tulee luottaa valmistelussa, yhtälailla kuin he luottavat omaan osaamiseesi sinun vastuualueellasi, mutta silti asioihin on paneuduttava sillä tarkkuudella, jotta ymmärtää kokonaisuuden ja voi ottaa siihen kantaa. 

5. Hallitustyö on johtamisen johtamista

Kenties suurin opettelemisen aihe minulle hallitustyöskentelyn alussa oli sopeutuminen hallituksen jäsenen rooliin. Hallituksen jäsen ei ole yrityksen työntekijä eikä johtaja. Hallituksen jäsen on osittain sisällä, mutta osittain ulkona. Hallituksen jäsen voi olla aktiivinen tai passiivinen. Hallituksen jäsenen pitää olla enemmän strateginen kuin operatiivinen, mutta toimitusjohtajan valmistelema agenda ajaa usein ajankäytön arkisiin asioihin. Hallituksen rooli voi olla vahvasti päättävä tai sitten toteava kumileimasin. Se voi osallistua aktiivisesti toimintaan eli asioiden valmisteluun tai sitten se voi vain kuunnella muiden esityksiä. 

Loppujen lopuksi hallituksen jäsenellä on suuri vapaus valita oma roolinsa ja hallituksella on puheenjohtajan johdolla suuri vapaus valita oma roolinsa. Ei liene yhtä oikeaa toimintatapaa tai roolia. Itselleni oli alkuun vaikeinta pidättäytyä poissa tekemisestä eli operatiivisesta toiminnasta. Olen luonteeltani tekijä, joten kun joku asia päätettiin, syyhysi sormet jo päästä tekemään asioita. Oli kuitenkin ymmärrettävä, että minä en ollut tässä tekijänä. Toisaalta valvojan roolissa oli pakko ottaa yhtiöön etäisyyttä ja tarkastella asioita "analyyttisesti" ikään kuin ulkopuolisena. Tämä etäisyyden määrittäminen oli siis alkuun vaikeinta. Lopulta jossain vaiheessa ymmärsin, että hallitustyöskentelyssä on kyse johtamisen johtamisesta. Johtamisen johtaminen on organisaation johtamista operatiivisen johdon kautta. Se on sparrausta, tukemista, keskustelemista, kysymistä, ohjaamista, ovien avaamista, näkemysten ottamista, rohkaisua, tiedon tarjoamista ja ennen kaikkea "puhelimen pitämistä aina auki". 

Vain harvoin hallitustyöskentely on päätöksen tekemistä. Enemmän se on johdon valmistellun toimintaesityksen täydentämistä ja siunaamista. Vain harvoin se on myöskään valvontaa tai kontrollia. Enemmän se on luottamusta ja asioiden ennakoimista ja toteamista. Johtamisen johtamisen painopiste on tulevassa enemmän kuin menneessä. Sääntö 80% tulevaisuutta ja 20% menneisyyden toteamista mielestäni toimii hallitustyössä. Operatiivisten asioiden ja strategisten asioiden oikealle tasapainolle ei mielestäni ole olemassa sääntöä eikä asioita voi jakaa näin kahtia. Joskus on oltava hyvinkin syvällä operatiivisella tasolla tukemassa ja ymmärtämässä toimivaa johtoa sen päivittäisessä tuskassa, mutta toisaalta on myös kyettävä nostamaan johdon ajattelua irti arjesta, näkemään metsän puilta. Strategiapohdistelu ilman kosketusta konkretiaan on vain kiva kalvosarja Powerpointilla vailla vaikutusta yrityksen varsinaiseen toimintaan. Tällainen viisastelu on mielestäni turhaa. Siksi hallituksen tärkein tehtävä on johtaa johtamista eli pitää huolta siitä, että yrityksessä on paras mahdollinen johto ja viedä yritystä eteenpäin tämän johdon toimintaedellytyksiä parantamalla. 

Nuoruus ja hallitustyöskentely

Suomalaisten yritysten hallituksissa on yhä liian vähän nuoria henkilöitä. Onneksi tämä asia on muuttumassa parempaan suuntaan. Itse arvostan suuresti sekä Fira Oy:n että Optinet Oy:n omistajia ja kunnioitan suuresti heidän rohkeuttaan valita minut nuorena henkilönä hallitukseen. He antoivat minulle mahdollisuuden, mistä olen kiitollinen. 

Varsinaisessa hallitustyöskentelyssä en ole kokenut ikääni ongelmana. Itse asiassa ikä ei ole ollut mikään kysymys lainkaan. Olen alusta asti ollut kuin yksi muista. Esimerkiksi Firassa koen erittäin hedelmälliseksi yhdistelmän kokeneita rakennusalan ja johtamisen konkareita yhdistettynä nuoriin kehittäjiin. Keskustelut ovat olleet korkeatasoisia ja opettavaisia varmasti kaikille. Hiljaa ei ole tarvinnut olla, päinvastoin, puhumaan on aina rohkaistu ja mielipide kuultu. 

Myytti toimialatuntemuksesta

Asia, jonka haluaisin erityisesti kyseenalaistaa on vaatimus toimialakokemuksesta hallituksen jäseniä valittaessa. Tottakai hallituksen jäseninä tarvitaan henkilöitä, jotka tuntevat toimialan. Mutta hallituksen täyttäminen saman toimialan ihmisillä ei luo lisäarvoa, päinvastoin. Toimialan ulkopuoliset henkilöt raikastavat hallitustyöskentelyä ja tuovat uusia näkökulmia! Perustelen asiaa kolmella väitteellä: 

1. Kokemukseni mukaan hallituksen käsittelemistä asioista vain 20% on niin toimialakohtaista, että toimialakokemuksesta on aidosti apua, tai että sitä välttämättä tarvittaisiin. Pääosa hallituksen käsittelemistä asioista on luonteeltaan yleisiä hallinnollisia asioita tai yleisiä liikkeenjohdollisia/strategisia asioita, joiden käsittelyssä pärjää yleisellä bisnestuntemuksella. 
2. Hallitustyöskentely on johtamisen johtamista, joten edes niissä asioissa (20%) kun toimialakokemuksesta on aidosti apua, ei jokaisen hallituksen jäsenen tarvitse olla alan erikoisosaaja vaan hallituksessa voidaan luottaa sekä johdon osaamiseen että hallituksen sisäiseen työnjakoon. Tällöinkin on vain hyvästä, että joku tarkastelee asiaa etäämmältä "ulkopuolisen silmin" ja kenties osaa kyseenalaistaa "näin on aina toimittu" tavan toimivuuden.
3. Uudet liiketoimintamallit ja siten tuleva kilpailuetu rakentuu parhaiten yhdistelemällä parhaita käytäntöjä ja toimintatapoja eri toimialoilta ja erilaisista yrityksistä. Esimerkkinä tästä on palveluliiketoiminnan mallien tuominen rakentamisen toimialalle, jota olemme Firassa toteuttaneet. 

Miten valmistautua hallitustyöskentelyyn?

Hallitustyöskentelyyn voi valmistautua monella tavalla, eikä varmasti ole yhtä oikeaa tapaa. Kuitenkin varmaa on, että valmistautuminen auttaa eli kun parantaa omia valmiuksiaan, saavuttaa helpommin valitsijoiden luottamuksen, ensimmäiset kuukaudet ovat helpompia ja kehittyminen konkariksi on oletettavasti nopeampaa. Minua on auttanut hallitustyöskentelyssä kolme asiaa: 

1. Omistaja-asioiden ymmärtäminen. Kun tietää suunnilleen, miten omistajat ajattelevat ja mitä he tahtovat, on paljon helpompi olla mukana hallitustyöskentelyssä. Hallituksen työpöydällä on yllättävän paljon omistamiseen liittyviä asioita jatkuvasti esillä. 
2. Työkokemus yritysanalyytikkona/sijoitusjohtajana ja siten kyky tarkastella yrityksiä ja toimialoja analyyttisesti. Pääomamarkkinan toiminnan tunteminen ja ymmärrys on myös auttanut paljon. Koulutuksen osalta laskentatoimen tutkinto on auttanut ymmärtämään tuloslaskelmaa ja tasetta ja työkokemus on auttanut pyörittämään Exceliä, joten luvut kertovat minulle paljon yrityksen toiminnasta ja pystyn tarkastelemaan asioita niiden kautta.
3. Rakkaus bisnekseen ja palava halu oppia jatkuvasti uutta. Luen jatkuvasti kaikkea bisnekseen liittyvää. Erityisen hyödylliseksi olen kokenut strategiakirjallisuuden, koska sitä kautta oppii hahmottamaan asioita strategisesti. Klassikot kuten Porter jne ovat olleet käytännössä avuksi monessa tilanteessa. Lisäksi luen tolkuttomasti talouslehtiä, tilaan pörssiyhtiöiden vuosikertomuksia, luen kiinnostavien firmojen kotisivuja, opiskelen toimialaraportteja jne. Hallituksen jäsenenä luen mielelläni johdon raportteja tai yrityksen sisäisiä raportteja/kehitysajatuksia ja annan huomioita kirjoittajille. Siten opin itse ja kenties autan myös muita. 

Johtopäätöksenä näiden kokemusten perusteella sanoisin, että hallitustyöskentely on mielestäni mahtava harrastus! Siihen pitää suhtautua vakavasti, muttei liian tosissaan, koska kyse on kuitenkin vapaaehtoisesta toiminnasta joka tapahtuu pääosin vapaa-ajalla. Liikaa ei kannata hallituksia haalia, jotta jää aika myös muille harrastuksille ja perheelle. Se on hyvä vastapaino työlle, koska sitä kautta avautuu paljon uusia näkökulmia, joita voi päätyössään hyödyntää. Rahalliset korvaukset menevät pääosin veroihin, joten pelkästään taloudellisista syistä tähän hommaan ei kannata ryhtyä. Jos on paloa liiketoiminnan kehittämiseen sekä strategioihin ja intohimoa yritystoimintaa kohtaan, on tämä oiva kanava sekä oppia itse uutta että jakaa omaa osaamistaan. Opettavaista tämä on ehdottomasti! Ja myös monipuolista: välillä kuljetaan pilvilinnoissa uusien strategioiden suunnittelussa ja toisinaan tuskastellaan arjen ongelmia organisaatiossa. Mutta sellaistahan se elämä on.