Miten ennustaa ja budjetoida tulevaa?

Tulevaisuutta ei voi tietää. Silti sitä pitää usein ennustaa. Erityisesti taloudessa. Taas on se aika vuodesta, kun yhtiöiden hallituksissa käsitellään toimivan johdon laatimaa budjettia ensi vuodelle ja päivitetään seuraavien vuosien ennustelukuja. Edellisen vuosien lukujen kertominen 1,05:lla ei ole budjetointia tai ennustamista, vaikka se yleisin tapa yhä näyttääkin olevan. Mitä suurempi epävarmuus ja mitä enemmän muuttujia, sen vaikeampaa on puristaa näkemys yhdeksi luvuksi. Erityisesti sumuisessa ympäristössä punnitaan johdon kykyä ohjeistaa tulevaa. Yrityskauppamateriaalien perusteella mitään taantumaa ei ole koskaan tulossakaan, sen verran tiukat ”hockey stickit” eli lätkämailan lavat osoittavat yhtiöiden juuri lähtevän ennätysmäiseen kasvukiitoon. Uskokoon ken tahtoo.

Mitä tulevaisuuslukujen pitäisi kuvata?

Olen havainnut, että tulevaisuuslukuihin liittyy selkeitä näkemyseroja. Mitä tulevaisuuden luvut oikeastaan kuvaavat? Mitä niiden pitäisi kuvata? Ovatko tulevaisuusluvut

1. tämän päivän jatkumo?
2. todennäköisin toteuma?
3. tavoitetila kaikkien asioiden onnistuessa?

Yhtä oikeaa vastausta on vaikea antaa. Nyrkkisääntönä olen ohjeistanut, että budjetti- ja ennustelukujen tulisi olla johdon paras näkemys tulevasta, joka toteutuu vähintään 90 % todennäköisyydellä. Tulevaisuusluvuissa on kyse johdon uskottavuudesta, joten arvioisin johdon suorituskykyä suhteessa johdon itsensä antamiin ennusteisiin. Jos siis luvuista poiketaan merkittävästi, varsinkin alakanttiin, on johdon annettava uskottava selvitys tilanteesta ja ennen kaikkea siitä, mikä sellainen seikka on vaikuttanut toteumaan, joka ei ollut tiedossa lukuja laadittaessa. Tältä pohjalta hallitus voi arvioida, onko yllätys seurausta siitä, että homma ei ole johdolla hanskassa vai onko todella markkinat muuttuneet niin, että tilanne ei ollut ennakoitavissa. Tämän analyysin ja arvion pohjalta on päätettävä, onko johto kykenevä jatkamaan tehtävässään vai onko kenties tarvetta vaihtaa vetäjää.

Liiallinen optimismi ja loppukiri

Ihmisillä on tapana ajatella optimistisesti tulevaisuuden suhteen. Niinpä turhan moni rakentaa liian ruusuisen tavoitetilan. Tällaiset tavoiteluvut voivat olla hyvä keino myynnin motivoimisessa, mutta hallitustyöskentelyn osalta ne muodostavat haasteen, etenkin jos tavoitteista jäädään jo ensikuukausina. Ylipäätään on yleistä, että tilikauden loppuun rakennetaan loppukiriä. Hallituksen seurannan ja ohjauksen kannalta tämä on erityisen ongelmallista, koska helposti syntyy tilanne, jossa kevät kuunnellaan johdon vakuuttelua siitä, kuinka ”kyllä tämä tästä lähtee” eikä korjaavia toimenpiteitä tehdä, mutta kesällä huomataankin, että lopun hevosenpotkua ei tulekaan toivottuun tapaan ja tulostavoitteista jäädään reilusti.

Alhaalta ylös vai ylhäältä alas?

Luvuilla on monta käyttötarkoitusta yrityksissä, joten käyttötarkoitus määrittelee pitkälti laadintaprosessin ja lopputuloksen. Luvut voivat syntyä organisaatiossa joko alhaalta ylös tai ylhäältä alas. Syntyvät luvut sitten kumpaa kautta tahansa, tärkeintä on että kukin tulosyksikkö osallistuu lukujen laadintaan, tietää taustaoletukset ja sitoutuu toteutukseen. Yleensä tämä toteutuu helpommin alhaalta ylös menetelmällä, mutta tällöin voi myös ilmetä sekä yksilöiden että yksiköiden välistä pelaamista. Myynti asettaa tavoitteet itselleen sopiviksi saadakseen bonuksensa, yksikkö haluaa varmistaa omat resurssinsa ja yhtiön sisäinen siirtohinnoittelu pyritään neuvottelemaan itselle suotuisaksi. Johdon tehtävänä on siis joka tapauksessa katsoa kokonaisuutta, tuoda realismia ja poistaa päällekkäisyyksiä.

Mikä on tulevaisuuslukujen merkitys?

Isäni ei ole perheyrityksessämme koskaan tehnyt budjettia, eikä tule koskaan tekemäänkään. Ei vaikka pankki on joskus pyytänyt. Ei ole ollut tarvetta. Vastaavalla tavalla toimii moni pk-yritys ja perheyritys. Tulevaisuuslukujen kirjaamisella paperille ei sinänsä ole mitään itseisarvoa. Tarve tulevaisuudesta kertomiselle syntyy vasta silloin, kun yhtiössä on toimiva hallitus tai sillä on velvoitteita ulkopuolisia tahoja, kuten pankkeja, viranomaisia tai pääomamarkkinoita kohtaan.

Pörssiyhtiöt ovat tulevaisuuslukujen toinen äärilaita. Mitä tarkemmat ennusteet johto pystyy antamaan, sitä enemmän sijoittajat ja analyytikot arvostavat. Tarkkuuteen liittyy myös paradoksi. Nimittäin ennustettavuus on markkinoilla kaiken a ja o, joten jos johto joutuukin poikkeamaan ennusteistaan ja antamaan tulosvaroituksen, on markkinoiden reaktio usein negatiivinen. Siispä liian tarkka ohjeistus voi olla hirttosilmukka johdon kaulalla. Epäselvä ohjeistus antaa enemmän liikkumavaraa.