Ajatuksia hallituksen puheenjohtajuudesta

Sain arvostamaltani hallituskollegalta pyynnön kirjoittaa näkemyksiäni ja kokemuksiani hallituksen puheenjohtajan roolista. Totesimme yhdessä, että hallituksen toiminta on monesti juuri puheenjohtajasta paljon kiinni, haluttiin sitä tai ei. Joskus jopa sanotaan, että hallitus on usein puheenjohtajansa näköinen. Tässä siis koottuja ajatuksia tältä rintamalta.

Mitä tekee hallituksen puheenjohtaja?

Hallituksen jäsenyys on luottamustehtävä yhtiökokoukselta eli yhtiön omistajilta. Puheenjohtajuus on usein hallituksen kesken tehty valinta eli joku nimitetään järjestäytymiskokouksessa puheenjohtajan rooliin. Toki valinnan voi tehdä myös yhtiökokous. Puheenjohtajuus, siinä missä jäsenyyskin, on ensisijaisesti palvelutehtävä. Ainakin itse koen ikään kuin olevani kyseisellä yrityksellä töissä, yhtenä muiden joukossa, vaikkakin tässä roolissa. Roolin myötä tullaan yhtiön palvelukseen ja tuodaan oma panos yhtiön menestyksen tavoitteluun.

 

Töitä yhtiön eteen tehdään niin kauan kuin on omistajilta mandaatti eli luottamus ja niin kauan kuin on itsellä annettavaa yhtiölle. Ellei ole, on parempi jättää paikkansa. Kannattaa olla itsekriittinen ja tarkastella olisiko joku muu parempi puheenjohtajan paikalle, ja jos on, niin tehdä tilaa, koska protokollan mukaisesti istuvia puheenjohtajia ei usein haluta lähteä syrjäyttämään.

Hallituksen puheenjohtajan roolia ei ole kovinkaan tarkkaan määritelty. Yksinkertaisena vastauksena puheenjohtajan tehtävänä on johtaa hallitustyöskentelyä. Ja hallituksen tehtävänä on hoitaa sille asetettuja tehtäviä yhtiössä. Paperilla rooli voi vaikuttaa vähäiseltä, mutta puheenjohtaja ja hallitus itse määrittelevät hyvin paljon, mitä tehtäviä se ottaa tarkasteluunsa ja miten se asioita hallinnoi. Valtaa on, jos sitä haluaa käyttää. Vaikutusvaltaa sitäkin enemmän. Vastuuta hallituksella on sekä juridisesti että yleinen vastuu tehdyistä ratkaisuista sidosryhmille. Valvontatehtävää ei sovi unohtaa, jotta ei joudu henkilökohtaisesti vastuuseen.

 

Itse määrittelen hallituksen (board of directors) "suuntaajien pöydäksi". Hallituksen tehtävänä on osoittaa yhtiölle suunta. On kolme johtamisverbiä; to direct, to lead ja to manage. Näistä hallituksen tehtävä on "to direct" eli osoittaa suuntaa. Johdon tehtävä on "to lead" eli näyttää esimerkillään tietä ja muun johdon tehtävänä on "to manage" eli hallita joukon kulkua. Hyvän hallituksen tehtävä on siis strateginen ja kohdistuu enimmäkseen tulevaisuuteen. Hyvä puheenjohtaja huolehtii, että hallitus toimii näin.

Puheenjohtajuus ottaa aikaa

Itse toimin tällä hetkellä viiden yhtiön hallituksen puheenjohtajana ja yhdessä jäsenenä. Se on määrältään mielestäni lähellä maksimia tässä tilanteessa. Minulla hallitustyöskentely on osa työtäni, mutta myös harrastus. Jos olisin jonkun yhtiön toimitusjohtaja, minun on vaikea nähdä, miten voisin hoitaa kunnialla samanaikaisesti useamman kuin kolmen yhtiön hallituspaikan, jos ne eivät olisi työtäni. Kaksi puheenjohtajuutta ja yksi jäsenyys tuntuisi maksimilta, jos se yhdistetään vaativaan operatiiviseen johtotehtävään.

Yhtiöt vaihtelevat ja myös yhtiöiden vaiheet vaihtelevat, joten ajankäyttö ja vaativuus ovat erilaisia, mutta selvää on, että puheenjohtajuus ottaa hyvin hoidettuna merkittävästi enemmän aikaa kuin jäsenyys. Oman kokemukseni perusteella ero voi olla luokkaa 2-10 kertainen määrä tunneissa mitattuna. Jos ääripäässä on passiivinen jäsen joka käyttää hallitustyöhönsä vain kokousajan eli pari tuntia 6-8 kertaa vuodessa, voi toisessa ääripäässä puheenjohtaja panostaa yksittäiseen yhtiöön 1-2 tuntia päivässä joka työpäivä. Olisi esimerkiksi mielenkiintoista tietää, kuinka paljon Nokia Oyj:n hallituksen puheenjohtaja Risto Siilasmaa on käyttänyt aikaansa tehtävän hoitamiseen. Veikkaan että paljon. Keskimäärin pk-yhtiössä puheenjohtajuus taitaa ottaa aikaa 2 tuntia viikossa. Suuri osa tästä ajasta kuluu keskusteluihin toimitusjohtajan kanssa.

Onko puheenjohtaja spesiaali?

Onko puheenjohtaja jotenkin erityinen henkilö hallituksessa? Tässä kysymyksessä olen tavannut kahta koulukuntaa. Toiset lähtevät siitä, että laissa ja corporate governancessa puheenjohtajalla ei ole eritysroolia vaan hän on samanvertainen jäsen kaikkien muiden kanssa. Toiset taas tunnustavat, että puheenjohtajalla on erityisasema - ei niinkään muodollisesti ja virallisesti vaan enemmänkin epämuodollisesti ja käytännön toimintatavoista johtuen.

Itse olen näiden koulukuntien väliltä. Suhtaudun asiaan pragmaattisesti. Juridisesti erityisasemaa ei ole, joten puheenjohtajan on syytä itse pitää huolta siitä, että oikeudellisesti katsottuna tällaista toimintatapaa ei myöskään pääse syntymään. Puheenjohtajan on siis oltava tarkka siitä, että ei lähde tekemään päätöksiä itse tai yhdessä toimitusjohtajan kanssa vaan hallitukselle kuuluvat asiat tulee tuoda hallituksen kokouksen kollektiiviseen päätöksentekoon.

 

Puheenjohtaja saa usein eniten tietoa

Käytännössä kommunikaatio ja sen kanavavalinnat aiheuttavat lähes vääjäämättä suurimman eriarvoisuuden hallituksen jäsenten ja puheenjohtajan välisessä informaation saannissa ja täten tilannekuvassa. Koen, että tämä on usein tahaton, käytännön luoma tapa kuin tarkoituksenmukainen keino pimittää tietoa tai pitää sitä itsellä.

Ajatellaanpa, että hallituksessa on viisi jäsentä. Lienee luonnollista, että hallituksen puheenjohtaja ja toimitusjohtaja pitävät tiiviisti yhteyttä yhtiötä koskevista asioista ja hallituksen kokousten valmistelusta. Jos toimitusjohtajan täytyy jonkun hallituksen jäsenen kanssa jostain asiasta välittömästi keskustella, näen että ensimmäinen valinta on puheenjohtaja. Puheenjohtajan tuleekin kaikissa tilanteissa tehdä tilannearvio, onko asia sellainen, että se tulee saattaa kaikkien hallituksen jäsenten tietoon, millä aikataululla ja miten. Pidän käytännössä mahdottomana ja tehottomana, että toimitusjohtaja soittaisi kaikki hallituksen jäsenet läpi ja informoisi asioista, ellei kyseessä ole hyvin merkittävä ja akuutti asia. Vastaavasti jos puheenjohtaja alkaa käymään kaikkien jäsenten kanssa samat keskustelut kuin on käynyt toimitusjohtajan kanssa, on sekin tehotonta ja vaatisi puheenjohtajalta moninkertaisen aikapanoksen.

Monet asiat voi viestiä monikanavaisesti ja samanaikaisesti hallitukselle, vaikka sitten sähköpostilla. Sen sijaan keskustelujen järjestäminen viidenkin monessa mukana olevan johtohenkilön on kalenterien yhteensovittamisen osalta liki mahdottomuus. Siispä pidän lähes vääjäämättömänä faktana sitä, että puheenjohtaja on useimmiten parhaiten informoitu hallituksen jäsen, ja hyvä niin. Yksittäisissä kysymyksissä näin ei tarvitse olla vaan jäsenten erityisosaamiset tulee tietenkin tunnistaa ja hyödyntää.

Onko puheenjohtaja toimitusjohtajan esimies?

Juridisesti ei ole vaan esimiehenä toimii hallitus, koska hallitus vastaa toimitusjohtajan nimittämisestä ja myös erottamisesta. Puheenjohtaja ei saa eikä pysty yksin tällaisia päätöksiä tekemään.

Toisaalta esimieheys on mielestäni paljon laajempi tehtävä kuin vain nimittäminen ja erottaminen. Jos hallituksen esimiesrooli suhteessa toimitusjohtajaan rajoittuu vain nimittämiseen, palkitsemiseen ja erottamiseen, on toimitusjohtaja varsin yksin ja suhde jää etäiseksi. Voidaan kysyä, eikö hyvään esimieheyteen kuulu esimerkiksi sparraaminen, tukeminen, valmentaminen ja kehittäminen? Jos kyllä, kenen kannattaisi ottaa näistä vastuu? Välttämättä sen ei tarvitse olla puheenjohtaja, mutta jonkun on hallituksesta hyvä ottaa "valmentajan hattu", koska kollektiivisesti hoidettuna asia jää helposti hoitamatta.

Millainen on hyvä hallituksen puheenjohtaja?

Suoraan sanottuna, en tiedä vielä. Opettelen vasta. Joitain kokemuksia on tarttunut tähän mennessä hihaan itseäni parempia seuraten.

• Hyvä puheenjohtaja sopii juuri siihen yhtiöön ja siihen hallitukseen: Yhtiöt ovat erilaisia, hallitusten kokoonpanot ovat erilaisia, hallitusten kokouskulttuurit ja -tavat ovat hyvin erilaisia, joten yksi keskeinen tekijä on, että puheenjohtaja istuu puheenjohtajaksi juuri siihen tehtävään. Jotkut hallitukset ovat todella muodollisia ja juridisia, niissä lähinnä todetaan corporate governancen mukaisia asioita, joten puheenjohtajan on tällaisessa yhtiössä oltava hyvin juridinen ja muodollinen. Jos tällainen puheenjohtaja laitettaisiin kasvuyritykseen, tulisi molemminpuolinen kulttuurishokki. Ja päinvastoin, kehittämisorientoitunut kaveri tuskastuu tylsyyteen, jos hänet istutetaan konservatiiviseen "establishment-hallitukseen".
• Hyvä puheenjohtaja on orkesterinjohtaja: Hän nauttii kaikkien kunnioitusta, hän itse kunnioittaa kaikkia jäseniä ja hän osaa käyttää hallitusta kuten orkesteria eli monipuolisesti ja yhteisen sävelen mukaisesti. Hän antaa puheenvuoroja monipuolisesti, osaa kysyä mielipiteitä kaikilta, ohjaa keskustelua pois sivuraiteilta ja huomauttaa, jos joku jäsenistä lähtee sooloilemaan liiaksi.
• Hyvä puheenjohtaja on hyvin valmistautunut: Koska hallitusten yhteinen aika on vähäistä, ei kokousaikaa saa tuhraantua huonon valmistelun takia. Puheenjohtaja huolehtii, että agendan kaikki kohdat on hyvin valmisteltuja, riittävä tieto on saatavilla ja että kokouksessa ei nosteta esiin yllätyksiä. Jos jokin asia ei ole valmis hallituksen päätettäväksi, puheenjohtaja palauttaa asian valmisteluun. Puheenjohtaja on myös aikatauluttanut kokouksen kulun tehokkaasti, jotta aikaa jää tärkeimmille asioille. Puheenjohtaja myös huolehtii, että hallituksella on parhaat mahdolliset työkalut käytettävissään (vuosikello, kunnollinen toimitusjohtajan katsaus, ulkopuoliset asiantuntijakuulemiset, raportit jne).
• Hyvä puheenjohtaja saa hallituksen tekemään hyviä päätöksiä: Hallituksen tärkein tehtävä on tehdä päätöksiä. Tässä puheenjohtajalla on tärkeä johdatteleva rooli. Hyvä puheenjohtaja osaa määritellä mistä asioista on sopiva tehdä päätökset millä hetkellä ja missä muodossa. Hän osaa esittää kysymykset siten, että valintatilanteet ovat selkeitä. Hän hakee konsensusta, jos erimielisyyksiä esiintyy, mutta osaa myös edetä suoraviivaisesti, jos enemmistön tahtotila on selvillä. Hyvä puheenjohtaja nostaa vaikeissakin asioissa kissan pöydälle, silloin kun on tarve eikä lakaise asiaa maton alle. Asialistan kohdan ja vielä kokouksen lopussa hyvä hallituksen puheenjohtaja kertaa mitä kokouksessa on päätetty. Samoin tehdyt päätökset todetaan myös seuraavan kokouksen alussa edellisen kokouksen pöytäkirjaa allekirjoitettaessa. Jokaisen kokouksen jälkeen hallituksen puheenjohtajan on hyvä kysyä vähintäänkin itseltään, mielellään myös hallitukselta, menikö yhtiö tässä kokouksessa eteenpäin? Jokaisen kokouksen olisi hyvä viedä yhtiötä aina askel oikeaan suuntaan.
• Hyvä puheenjohtaja ei kilpaile huomiosta toimitusjohtajan kanssa: On tervettä, että puheenjohtaja ei haaveile olevansa toimitusjohtaja tai koe pätemisen tarvetta hallituksen kokouksissa. Puheenjohtaja johtaa hallituksen kokouksia, ja siten hallitusta, toimitusjohtaja johtaa yhtiötä. Sidosryhmille vastauksen yrityksen puolesta antaa ensisijaisesti toimitusjohtaja. Puheenjohtaja esiintyy roolinsa kautta vain harvoin ja valikoidusti, perustellusta syystä.
• Hyvä puheenjohtaja tuntee omistajat ja tietää heidän tahtotilansa: Puheenjohtaja nauttii omistajien luottamusta.
• Hyvä puheenjohtaja kehittää hallituksen toimintaa: Hän huolehtii hallitusten arvioinnista, antaa palautetta ja antaa näkemyksensä omistajille kokoonpanon kehittämisestä.